Ik werk in een afgesloten gespreksruimte zodat je je probleem in alle rust kunt bespreken. Er wordt zorgvuldig omgegaan met je persoonlijke gegevens. Deze gegevens zullen nooit zonder jou toestemming worden doorgegeven aan derden. 

 Je dossier

Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat ik als behandelaar een dossier aanleg: op papier, digitaal of een combinatie van beide. Dit betekent dat ik vanaf het moment van je aanmelding je gegevens hierin noteer. Het gaat om gegevens over je gezondheid, bijvoorbeeld je voorgeschiedenis en verslagen van gesprekken. Maar ook om administratieve gegevens, zoals je naam, geboortedatum, adres en telefoonnummer. Als zorgverlener ben ik verplicht om je identiteit vast te stellen en je burgerservicenummer (bsn) te noteren.

Ik bewaar in je dossier ook de voor uw behandeling noodzakelijke gegevens die ik via andere zorgverleners heb gekregen, zoals de verwijsbrief van de huisarts of informatie van een andere behandelaar.

Huisarts/verwijzer

Alleen met jouw toestemming mag ik informatie verstrekken aan de huisarts/verwijzer of eventueel aan een behandelaar naar wie ik je doorverwijs. Het kan bijvoorbeeld gaan om informatie over doorverwijzing of een rapportage. Het gaat dan om relevante gegevens uit uw dossier. Telkens als er daadwerkelijk informatie wordt gedeeld, zal ik je opnieuw om toestemming vragen, zodat je weet welke informatie ik met welke doel deel en met wie. Als je toestemming geeft voor of bezwaar maakt tegen het geven van informatie aan de huisarts, dan maak ik daarvan een notitie in het dossier. Bij bezwaar zal ik de informatie niet verstrekken.

Zorgverzekeraars

• Ik ben wettelijk verplicht om een aantal van je persoons- en behandelgegevens vast te leggen. Een deel van deze gegevens komt ook op de rekening voor de zorgverzekeraar te staan (zoals naam, adres, woonplaats, bsn). Als je hier bezwaar tegen hebt, kunt je een privacyverklaring ondertekenen.
• Zorgverzekeraars mogen controleren of mijn administratie op orde is en de rekeningen kloppen. Bij een controle vraagt een zorgverzekeraar soms om informatie of inzage in het dossier. Ik ben verplicht hieraan mee te werken, maar alleen als aan een aantal strikte voorwaarden is voldaan die wettelijk zijn vastgelegd. In die gevallen is jou toestemming niet vereist; ik zal je hierover wel vooraf informeren.

Het landelijk dbc-informatiesysteem (DIS)

DIS is het landelijke dbc-informatiesysteem. In dit systeem worden gegevens opgeslagen over onder andere diagnose en behandeling. Het dbc-informatiesysteem bevat geen persoonlijke gegevens zoals je naam, adres en woonplaats. Ik ben verplicht om gegevens (de ‘minimale dataset’) te verstrekken aan het DIS. Als je hiertegen bezwaar hebt, kunt je de bovengenoemde privacyverklaring ondertekenen. Ik verstrek dan geen gegevens aan het DIS.

Vragenlijsten (ROM)

Ggz-aanbieders zijn wettelijk verplicht om hun cliënten vragenlijsten in te laten vullen. Dit heet routine outcome measurement (ROM). Ik zal je aan het begin, eventueel, tussentijds en aan het eind van de behandeling vragen om digitaal zo’n vragenlijst in te vullen. Deze informatie komt in je dossier. Met deze gegevens kan ik het verloop van de behandeling ook worden gevolgd

Er is een landelijke organisatie die de resultaten van alle ggz-aanbieders in Nederland met elkaar vergelijkt. Deze organisatie gebruikt hiervoor de ROM gegevens. Ik lever voorlopig geen ROM-gegevens aan (ook niet als u daar wel toestemming voor geeft), totdat ik zeker weet dat de gegevens daadwerkelijk anoniem zijn en je identiteit daar niet uit kan worden afgeleid.

Visitatie, intervisie, supervisie, consultatie

Visitatie
Eens in de vijf jaar vindt er in mijn praktijk een interne kwaliteitscontrole plaats, visitatie genoemd. Dit gebeurt door collega’s die net als ik een beroepsgeheim hebben. Ik geef deze collega’s alleen inzage in je dossier als je daar desgevraagd toestemming voor hebt gegeven. Zonder jou toestemming mogen de visiteurs het dossier alleen inzien nadat ik alle gegevens heb verwijderd waaruit je identiteit blijkt.

Intervisie, supervisie of consultatie
In het kader van intervisie, supervisie of consultatie maak ik alleen gebruik van gegevens waaruit jouw identiteit niet af te leiden is.

Derden
Mochten andere personen of instanties informatie vragen over jouw behandeling, dan ben ik niet verplicht die te geven. Ik heb er in ieder geval jouw gerichte toestemming voor nodig en zal vooraf met je doornemen om welke informatie het gaat en voor welk doel deze wordt gebruikt. Denk aan een verzoek van een bedrijfsarts, een arbeidsongeschiktheidsverzekeraar of een letselschadeverzekeraar.

Als je mij toestemming hebt gegeven, dan maak ik daarvan een notitie in het dossier. Bij bezwaar zal ik de informatie niet verstrekken. In mijn rol als (voormalig) behandelaar mag ik alleen feitelijke informatie geven, zoals gegevens over de diagnose en de duur van de behandeling. Ik mag bijvoorbeeld geen verwachtingen of vermoedens uitspreken noch oordelen geven voor een ander doel dan een zorgdoel, bijvoorbeeld een materieel of juridisch doel.

Ook als je toestemming geeft om informatie aan een derde te verstrekken, moet ik een eigen afweging maken of dit gezien mijn beroepsgeheim geoorloofd is. Ik kan dan alsnog besluiten om geen informatie te verstrekken als dit naar mijn oordeel de behandeling kan tegenwerken of schadelijk voor jou kan zijn. Meer hierover kunt je lezen in de richtlijn voor gezondheidsverklaringen van de LVVP.

Bewaartermijn van jouw dossier

Als je behandeling is afgerond, wordt je dossier ten minste 20 jaar bewaard. Als je je dossier wilt laten vernietigen dan kan de bewaartermijn korter zijn.

Je rechten

Als cliënt hebt je volgens de wet een aantal rechten die gaan over de gegevens die over je worden vastgelegd in jouw dossier. Zo mag je vragen je dossier in te zien, eventuele aanvullingen of correcties te maken als je het ergens niet mee eens bent en mag je het laten vernietigen (uitgezonderd de gegevens die gaan over declaraties i.v.m. controlerecht verzekering)